Detaillierter Export für die Buchhaltung

In diesem Blogeintrag erfahren Sie, wie Sie die Buchhaltung in eErgo einfach erstellen können.

Hinweis: Wir sind Softwareanbieter und keine Buchhaltungsexperten. Mit diesem Beitrag möchten wir Sie dabei unterstützen, die benötigten Zahlen aus eErgo möglichst einfach bereitzustellen. Welche Angaben für Ihren Jahresabschluss erforderlich sind, hängt von Ihrer Buchhaltungsart und den Anforderungen Ihres Treuhänders ab.

Die einfache Variante: Auswertungen direkt in eErgo

Für viele Buchhaltungszwecke benötigen Sie nicht zwingend eine detaillierte Excel-Liste mit sämtlichen Leistungen und Rechnungen. In eErgo stehen Ihnen bereits zusammengefasste Auswertungen zur Verfügung, die eine gute Grundlage für Ihre Buchhaltung bieten.

Dazu gehören insbesondere:

• Umsatz pro Monat: für die Übersicht über den Umsatz des Geschäftsjahres.

• Offene Posten und Rechnungsabgrenzung: für die Übersicht über offene Posten und Abgrenzungen zu einem bestimmten Stichtag, beispielsweise dem 31. Dezember.

Klären Sie am besten mit Ihrem Treuhänder, ob diese Auswertungen für Ihre Buchhaltung ausreichen oder ob er eine detailliertere Aufstellung benötigt.

Der detaillierte Export für den Jahresabschluss

Wenn Sie oder Ihr Treuhänder einzelne Leistungen, Rechnungen und Zahlungen genauer nachvollziehen möchten, können Sie die entsprechenden Daten aus eErgo exportieren.

Für den Jahresabschluss werden üblicherweise Angaben für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember benötigt. Dazu gehören je nach Buchhaltungsart insbesondere:

• Leistungen: einschliesslich bezahlter Leistungen, offener Debitoren und erbrachter, noch nicht fakturierter Leistungen (transitorische Aktiven).

• Zahlungen: die im entsprechenden Zeitraum erfassten Zahlungen.

So erstellen Sie den Export

Öffnen Sie die Rechnungsübersicht und wählen Sie unter Mehr → Exportieren den entsprechenden Export aus.

Passen Sie den Zeitraum auf das gewünschte Geschäftsjahr an und klicken Sie auf Excel erstellen. Sie erhalten eine Excel-Datei mit den entsprechenden Daten, die Sie für die weitere Bearbeitung verwenden oder Ihrem Treuhänder übermitteln können.

Wichtig: Der Export zeigt den Stand am 31. Dezember

Der Export berücksichtigt den Rechnungsstatus am gewählten Stichtag. Damit lässt sich beispielsweise nachvollziehen, welche Leistungen am 31. Dezember noch offen waren – auch wenn eine Zahlung erst im Januar des Folgejahres verbucht wurde.

Dasselbe Prinzip gilt für noch nicht fakturierte Leistungen und die Zahlungen. Ausgegeben werden nur Leistungen bis zum gewählten Stichtag. Enthält eine Rechnung zusätzlich Leistungen aus dem Januar des Folgejahres, werden diese nicht in den Jahresabschluss des Vorjahres einbezogen.

Warum weichen die Zahlen von den Statistiken in eErgo ab?

Die Statistiken in eErgo beruhen auf dem aktuellen Rechnungsstatus. Der Jahresabschluss-Export bildet dagegen den Status am ausgewählten Stichtag ab. Deshalb können sich die Zahlen unterscheiden, insbesondere wenn nach dem Jahresende noch Zahlungen, Rückweisungen oder andere Änderungen erfasst wurden.

Excel: Mit Filtern die relevanten Zahlen anzeigen

Die exportierte Excel-Datei enthält die Leistungen mit dem jeweiligen Status am 31. Dezember. Mithilfe der Filter können Sie die Daten nach den gewünschten Kriterien sortieren und beispielsweise offene oder noch nicht fakturierte Leistungen anzeigen.

Für die Buchhaltung ist insbesondere die Spalte «Umsatz» relevant. Sie enthält den für die Auswertung massgeblichen Umsatzbetrag. Rückweisungen und Stornierungen werden deshalb mit CHF 0 ausgewiesen.

Hinweis: Die genaue buchhalterische Behandlung der einzelnen Beträge sollte mit Ihrem Treuhänder abgestimmt werden.

Zahlungen separat nachvollziehen

Die Zahlungen für den ausgewählten Zeitraum finden Sie im Tabellenblatt «Zahlungen». Dort können die erfassten Zahlungen für die weitere Bearbeitung in der Buchhaltung nachvollzogen werden.

Rundungsdifferenzen

Wenn Sie die einzelnen Leistungen im Tabellenblatt «Leistungen» zusammenzählen und mit dem Total einer Rechnung vergleichen, können kleine Abweichungen im Rappenbereich auftreten.

Der Grund dafür ist die Rundung: Das Rechnungstotal wird auf 5 Rappen gerundet, während die einzelnen Leistungen nicht zwingend auf 5 Rappen enden. Da die Leistungen mit dem Taxpunktwert multipliziert werden, können dadurch geringe Differenzen entstehen.

Diese Differenz wird nicht als zusätzliche Leistung ausgewiesen. Sie kann je nach ausgewähltem Exportzeitraum unterschiedlich ausfallen und wäre deshalb als separate Leistung nicht aussagekräftig.

Was passiert bei einer nachträglichen Rückweisung?

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung aus dem Dezember erst nach dem Jahresabschluss im Januar zurückgewiesen wird. Dadurch können nachträglich Abweichungen in der Buchhaltung entstehen.

Dabei sind zwei Situationen möglich:

• Die Leistungen werden trotzdem vollständig vergütet: In diesem Fall ist in der Regel keine Anpassung erforderlich.

• Die Leistungen werden nicht oder nur teilweise vergütet: Besprechen Sie mit Ihrem Treuhänder, wie die Differenz in der Buchhaltung korrekt berücksichtigt werden soll.

Für Treuhänder: Diese Spalten sind besonders hilfreich

Wenn Sie Ihre Buchhaltung durch einen Treuhänder führen lassen, können Sie ihm die exportierte Excel-Datei zur Verfügung stellen. Sie enthält detaillierte Angaben, die er für die weitere Bearbeitung und den Jahresabschluss verwenden kann.

Besonders hilfreich sind die beiden Spalten:

• Nicht fakturierte Dienstleistungen / Angefangene Arbeiten

• Offene Posten

Diese Spalten weisen die entsprechenden Beträge separat aus und unterstützen die buchhalterische Beurteilung der erbrachten, noch nicht fakturierten Leistungen sowie der offenen Forderungen.

Zusammen mit den bezahlten Beträgen ermöglichen diese Angaben eine differenzierte Übersicht über die Leistungen des Geschäftsjahres. Welche Beträge wie in den Jahresabschluss einfliessen, hängt von der Buchhaltungsart und der Beurteilung durch den Treuhänder ab.

Unser Tipp: Beginnen Sie mit den zusammengefassten Auswertungen in eErgo. Wenn Ihr Treuhänder weitere Details benötigt, können Sie jederzeit den detaillierten Excel-Export erstellen. So stellen Sie die benötigten Informationen möglichst einfach und gezielt bereit.