Unterschiede zwischen der Summe von exportierten Daten und der Summe der in eErgo-dargestellten Daten
Wenn Sie Leistungen in eine Excel-Datei exportieren, werden die Beträge pro Rechnung auf 5 Rappen gemäss MediData gerundet, da nur auf 5 Rappen genau verrechnet werden kann. Intern werden Leistungen und Rechnungen jedoch ungerundet abgespeichert. Die Auf- oder Abrundung erfolgt erst, wenn eine Rechnung oder ein Export erstellt wird.
In der Tabelle von eErgo werden jedoch die ungerundeten Werte dargestellt. Es entsteht somit eine minimale Differenz zwischen der Summe der gerundeten und der Summe der ungerundeten Beträge.
Dies ist der springende Punkt, der häufig Verwirrung bei unseren Kunden auslöst - die Summe aller Beträge in der Excel-Datei ist die Summe aller gerundeter Beträge und nicht die Summe der ungerundeten Beträge, so, wie diese in eErgo (das heisst, vor dem Export), vorhanden sind.
Die Beträge weichen zwar minimal voneinander ab, sind aber immer richtig - der eine Betrag davon ist einfach gerundet, so wie es die Versicherung und die Buchhaltung zur Bearbeitung benötigt.
Wichtig zu wissen ist, dass dieser Betrag statistisch gesehen nicht grösser wird, wenn Sie mehr Rechnungen haben. Bei der Rundung der Beträge werden einige Rechnungen ab-, einige aufgerundet. Gemäss der Statistik gleicht sich dies, unabhängig von der Anzahl der Rechnungen, aus. Die minimale Differenz bleibt zwar erhalten, spielt aber in dem Sinne keine Rolle.
Kurz gesagt: sollten Sie eine Differenz zwischen den Beträgen bemerken, machen Sie sich keine Sorgen. Dieser Unterschied ist normal und muss fast passieren - er ist relevant für die Buchhaltung.
Wir empfehlen Ihnen, falls Sie Ihre Buchhaltung selbst durchführen, mit Excel zu arbeiten. Dies bringt 2 Vorteile mit sich:
- Sie können die Excel-Datei auf Ihrem Computer abspeichern. Damit ist es gesichert und wird sich nicht verändern, auch wenn Sie beispielsweise Daten aus eErgo löschen oder verändern sollten.
- In der Excel-Datei arbeiten Sie, wie oben beschrieben, mit gerundeten Werten. Es ist einfacher, mit diesen zu arbeiten als mit den ungerundeten Werten.
Nochmals zusammengefasst: Sie müssen keine Angst haben, dass unsere Berechnungen falsch sind - die Summen werden bloss unterschiedlich berechnet. Solange Sie die Daten zu Übersichtsgründen brauchen und diese nicht an einen Treuhänder für die Buchhaltung weitergeben müssen, ist der Rundungsunterschied so klein, dass Sie ohne Bedenken die Tabellen in eErgo verwenden können.
Unterschiede zwischen dem Status exportierter Rechnungen und dem Status von in eErgo dargestellten Rechnungen
Ebenfalls gilt auch hier wieder Ruhe bewahren: es können auch Differenzen in Stati von exportierten und software-dargestellten Rechnungen vorkommen.
Sowohl im Export als auch in allen Darstellungen von eErgo erstellen wir den aktuellen Status der Rechnungen aufgrund der aktuellen Daten. Das heisst: Der Status einer Rechnung ändert sich, sobald sich ihre Daten in der Gegenwart ändern.
Ein Beispiel: laden Sie Anfang Januar 2021 einen Excel-Export für das Jahr 2020 herunter, wird der Status jeder Rechnung aufgrund aller Leistungen und Debitoren berechnet, welche das System zu demjenigen Zeitpunkt zur Verfügung hat; beispielsweise der Status 'pendent'.
Tragen Sie dann Mitte Januar 2021 Debitoren für das Jahr 2020 nach und exportieren erneut, wird dieser für das Jahr 2020 die von Ihnen neu nachgetragenen Debitoren berücksichtigen - somit entsteht ein 'aktualisierter' Export. Die pendente Rechnung könnte zum Beispiel ihren Status auf 'akzeptiert' ändern.
Wir versuchen immer einen möglichst vollständigen Export darzustellen - was dadurch bedeutet, dass in Fällen, in denen rückwirkend wie. im obrigen Beispiel, Daten ergänzt werden, derselbe Export unterschiedlich ausfallen kann.
Ein weiteres Beispiel, um dies zu veranschaulichen:
- Eine Rechnung, die am 31. Dezember 2020 den Status 'pendent' hatte, wird auch im Export für das Jahr 2020 als 'pendent' dargestellt. Wenn Sie jetzt aber in eErgo einen Debitor im Januar 2021 für dieselbe Rechnung erfassen, wird die Rechnung in eErgo als 'akzeptiert' dargestellt.
Zusammenfassend: Ja, es kann zu verschiedenen Stati kommen - dies ist jedoch korrekt, da ansonsten der Export nicht aktuell und verfälscht wäre.