24.02.2020     14.01.2021
  Rechnungsübersicht
Lernen Sie in diesem Blog die Funktionen der Rechnungsübersicht kennen.


In Ihrer Rechnungsübersicht können Sie all Ihre Rechnungen einsehen, diese bearbeiten, gezielt nach bestimmten Rechnungen suchen und vieles mehr. In diesem Blog werden Ihnen alle Funktionen der Rechnungsübersicht vorgestellt. 

 

Übersicht

Zu Ihrer Rechnungsübersicht gelangen Sie, indem Sie den Tab 'Rechnungen' (1) anwählen und anschliessend auf 'Übersicht & Drucken' klicken. Unter 'Rechnungen' (1a) finden Sie nun Ihre gesamten Rechnungen; unter 'Mahnungen' (1b) können Sie alle Mahnungen einsehen.

Im Abschnitt Rechnungen (1a) finden Sie folgende Funktionen:

  • Suchfenster (2)
  • Datumsfenster (3)
  • Suchfilter (4)
  • Spaltentitel/Ordnungsoptionen (5)
  • Mehr-Menu (6)
  • Rechnungsbearbeitungsoptionen (7)
  • Markierkästen (8)

 

  • Suchfenster (2)

Mit Hilfe des Suchfensters können Sie gezielt nach Rechnungen suchen. Durch Texteingabe können Sie sich alle Rechnungen anzeigen lassen, die zu Ihrem Schlagwort passen. Sie können nach Rechnungsnummern, Gesetzen, Patienten, Zuweisern, Versicherungen sowie Stati suchen.

 

 

  • Datumsfenster (3)

Dieses Eingabefenster ermöglicht es Ihnen, sich alle Rechnungen anzeigen zu lassen, deren Austellungsdatum nach dem von Ihnen eingegebenen Datum liegt. Ausnahme bilden hierbei alle Rechnungen, welche entweder unbezahlt oder nicht erledigt sind. Diese Rechnungen werden immer angezeigt, also auch wenn Sie vor dem von Ihnen gewählten Datum erstellt wurden, damit deren Fertigstellung nicht vergessen wird. 

 

  • Suchfilter (4)

Mittels der Suchfilter können Sie per Schnellzugriff alle Rechnungen, welche diesem Filter entsprechen, mit nur einem Klick abrufen. Sie können sich damit beispielsweise alle offenen Rechnungen anzeigen lassen, alle die sich im Verzug befinden oder nur die zurückgewiesenen, indem Sie einfach auf den gewünschten Filter klicken. Hinter jedem Filter steht die jeweilige Anzahl Rechnungen in Klammern, welche diesen Status haben.

 

 

  • Spaltentitel / Ordnungsoptionen (5)

Die Spaltentitel geben jeweils an, welche Information Sie in dieser Spalte finden. Durch Anklicken der Spaltentitel ordnen Sie Ihre angezeigten Rechnungen nach diesem Kriterium. So können die Rechnungen etwa nach Rechnungsnummer, Datum oder Patient geordnet werden. Spalten mit Wörterwerten werden dabei alphabetisch geordnet. Ein kleines Dreieck neben dem gewählten Ordnungsmerkmal zeigt Ihnen dabei an ob die Treffer aufsteigend oder absteigend geordnet wurden. Durch nochmaliges Anklicken können Sie von aufsteigend zu absteigend wechseln und umgekehrt.

 

 

  • Mehr-Menu (6)

Im Mehr-Menu (6) finden Sie einige weitere Funktionen (6a - 6e) für Ihre Rechnungsübersicht. Jede dieser Funktionen ist durch Anklicken des Mehr-Menus (6) und anschliessendes Auswählen der gewünschten Funktion (6a - 6e) zugänglich.

 

 

 

  • Referenznummern anzeigen (6b):

Aktivieren Sie die Funktion Referenznummern anzeigen (6b), wird zu allen angezeigten Rechnungen zusätzlich noch die dazugehörige Referenznummer angezeigt. Suchfunktionen, Ordnungsoptionen, Filter etc. können weiterhin normal verwendet werden.

Diese Ansicht können Sie einfach durch nochmaliges Anklicken der Funktion Referenznummer anzeigen (6b) wieder deaktivieren. Die Referenznummern werden daraufhin wieder ausgeblendet.

 

  • Debitorenansicht (6c):

In der Debitorenansicht können Sie den Eingang der Zahlungen Ihrer Debitoren (Kunden mit ausstehenden Rechnungen/Zahlungen) überprüfen. Dies gelingt in eErgo ganz einfach mit der automatischen Debitorenkontrolle. Diese Funktion übernimmt schnell und vollautomatisch den Abgleich der noch ausstehenden Rechnungen mit Ihren Zahlungseingängen, sodass Sie wissen, welche Rechnungen schon bezahlt wurden.

Für die Debitorenkontrolle benötigen Sie die Zahlungsdatei Ihrer Bank. Diese können Sie sich in Ihrem E-Banking herunterladen - darin sind alle Zahlungseingänge auf Ihrem Konto verzeichnet. Einen genaueren Eintrag zum Herunterladen der Zahlungsdatei finden Sie hier: Debitoren/Zahlungssdatei der Bank

Nachdem Sie sich Ihre Zahlungsdatei heruntergeladen haben, können Sie mithilfe der Schaltfläche 'Zahlungsdatei der Bank importieren' die automatische Kontrolle starten. Durch Anklicken dieses Buttons öffnet sich in einem weiteren Fenster Ihr Explorer, in dem Sie dann die zum Abgleich gewünschte Zahlungsdatei auswählen können. Nun werden alle Rechnungen, die Sie in Ihrer Rechnungsübersicht - respektive der Debitorenansicht - finden, automatisch mittels ihren jeweiligen Referenznummern (oder QR-Codes) mit allen verzeichneten Zahlungseingängen (in der Zahlungsdatei) abgeglichen.

Auch aus dieser Ansicht kann man durch nochmaliges Anwählen der Funktion (6c) wieder zurück zur gewohnten Rechnungsansicht gelangen.

Zur Debitorenansicht gelangen Sie auch, indem Sie den Tab 'Rechnungen' (1) anwählen und anschliessend auf 'Debitoren' klicken.

 

 

  • Auswahl als Excel runterladen (6d):

Mit dieser Funktion können Sie die von Ihnen ausgewählten Rechnungen als Excel-Datei herunterladen, speichern und danach öffnen. Ihre Auswahl treffen Sie mit den dafür vorgesehenen Markierungskästchen (8).

Durch das Anklicken der Kästchen können Sie die jeweils dazugehörige Rechnung markieren. Diese sind dann mit einem Häkchensymbol innerhalb des Markierungskästchens gekennzeichnet. Wenn Sie nun auf die Funktion 'Auswahl als Excel runterladen' (6d) klicken, wird eine Exceldatei mit allen den von Ihnen angewählten Rechnungen erstellt. Es öffnet sich ein graues Fenster mit welchem Sie Ihre neue Exceldatei öffnen oder auf Ihrem Gerät speichern und anschliessend öffnen können. Bestätigen Sie für das Öffnen, respektive Speichern im jenem grauen Fenster mit 'OK'.

Alle Rechnungen finden sich nun im Excel-Format in einer Excel-Datei.

 

 

  • Leistungen von... bis... als Excel herunterladen (6e):

Mit dieser Option können Sie sich eine Exceldatei von allen Rechnungen innerhalb eines von Ihnen gewählten Zeitfenster erstellen lassen. Nach dem Anklicken dieser Funktion im 'Mehr-Menu' (6), erscheint ein Fenster, in dem Sie Ihr gewünschtes Zeitfenster angeben können. Geben Sie dazu das Startdatum im 'Von-Feld' und das Enddatum im 'Bis-Feld' im Format TT.MM.JJJJ ein. Bestätigen Sie anschliessend mit dem 'Excel erstellen-Button'.

Auch hier wird wie bei der Funktion 6d (Auswahl als Excel herunterladen) ein graues Fenster erscheinen, in dem Sie zwischen 'Datei öffnen' und 'Datei speichern' auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Wahl danach mit 'OK'.

 

 

  • Auswahl als PDF herunterladen (6e):

Analog zur Funktion Auswahl als Excel herunterladen (6d) können Sie hier mithilfe der Markierungskästchen (8) Ihre Auswahl an Rechnungen treffen, welche Sie gerne als PDF-Dokumente herunterladen würden. Das Anklicken der Kästchen markiert die dazugehörige Rechnung - alle markierten Rechnungen können Sie an den Häkchensymbolen innerhalb der Markierungskästchen (8) erkennen.) Um Ihre ausgewählten Rechnungen nun als PDF herunterzuladen, klicken Sie anschliessend einfach auf die Funktion 'Auswahl als PDF herunterladen' (6f). Wie bei den Exceldateien erscheint auch hier ein graues Fenster, in dem Sie das Öffnen respektive das Speichern der gewünschten Rechnungsdateien als PDF-Dokument mit 'OK' bestätigen können.

Für jede ausgewählte Rechnung wird eine eigenständige PDF-Datei erstellt.

 

  • Rechnungsbearbeitungsoptionen (7)

Mithilfe der Rechnungsbearbeitungsoptionen (7a - 7h) können Sie gezielt eine einzelne Rechnung bearbeiten. Die verschiedenen Möglichkeiten (7a - 7h) können jeweils durch Anklicken des 'Bearbeitenkästchens' (7) von der zu bearbeitenden Rechnung und anschliessendem Auswählen der angestrebten Funktion (7a - 7h) ausgeführt werden.

Je nach Status der Rechnung finden Sie ihrem Status entsprechende, leicht veränderte Optionen vor.

Optionen für offene Rechnungen.

 

Optionen für pendente Rechnungen (im Verzug)

 

Für zurückgewiesene Rechnungen finden Sie bei den Bearbeitungsoptionen noch die Option 'Rechnung ist erledigt': mit ihr lassen sich zurückgewiesene Rechnungen aus dem Ordner zurückgewiesener Rechnungen entfernen.

Die genaue Anwendung finden Sie im Blog zu den Rückweisungen: Rückweisungen

 

  • Rechnung öffnen/senden (7a):

Durch Anklicken dieser Funktion können Sie die jeweilige Rechnung öffnen, beabeiten und anschliessend mitsamt Verordnung an die zugehörige Versicherung senden.
Einen genaueren Eintrag zum Versenden von Rechnungen an die Versicherungen finden Sie in diesem Blogeintrag: Rechnung an Versicherungen senden

 

  • Rechnung kopieren (7b):

Mithilfe dieser Funktion können Sie eine Kopie der von Ihnen ausgewählten Rechnung erstellen. Bei dieser Kopie handelt es sich jeweils um einen neuen Rechnungseintrag, den Sie bearbeiten und speichern können. Dies kommt zur Anwendung, wenn Sie beispielsweise Korrekturen in einer bereits versendeten Rechnung vornehmen müssen oder einfach einen neuen, ähnlichen Eintrag machen wollen.

Ein Beispiel der praktischen Anwendung dieser Funktion finden Sie im folgenden Blog: Rückweisungen

 

  • Folgeverordnung (7c)

Mit dieser Funktion können Sie weitere Verordnungen der Rechnung hinzufügen.

 

  • Serie fortsetzen (7d):

Mit dieser Option können Sie die Serie, welche in Ihrer angewählten Rechnung verrechnet wird, ganz einfach fortsetzen. Dies ist sehr hilfreich, wenn es sich bei der verrechneten Verordnung um eine Verordnung handelt, die sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, und deshalb periodisch abgerechnet wird.

Am jeweiligen Abrechnungsdatum (beispielsweise am Ende eines jeden Monats) können Sie mit dieser Funktion die Verordnungsserie für die jeweils nächste Abrechnungsperiode (in diesem Beispiel den nächsten Monat) fortsetzen. Dabei wird für die neue Periode (Abrechnungsdatum 1 - Abrechnungsdatum 2) eine neue Rechnung erstellt (mit neuer eigenständigen Referenznummer) - diese ist eine Kopie der letzten Rechnung, nur ohne die Leistungseinträge der letzen Periode. Der Beginn der Serie (Erste Sitzungsnummer) ist darin bereits korrekt eingestellt.

Die neue Rechnung für die neue Periode können Sie dann wie gewohnt speichern und der Versicherung zusenden.

Einen genaueren Eintrag dazu finden Sie hier: Periodische Abrechnung / Serie fortführen

 

  • Neue Rechnung (7e):

Mit der Funktion Neue Rechnung (7d) können Sie eine neue Rechnung für den Patienten der jeweiligen Rechnung erstellen. Es wird dann ein neuer Rechnungseintrag für den Patienten erstellt, in welche Sie wie üblich alle Daten eintragen können. Anschliessend können Sie diesen Eintrag speichern und wenn gewünscht auch gleich an die Versicherung senden.

 

  • PDF anzeigen (7f):

Diese Option erlaubt es Ihnen, sich die ausgewählte Rechnung als PDF Datei anzeigen zu lassen. Das dann geöffnete Dokument können Sie auch herunterladen. (Falls Sie mehrere Rechnungen als PDF-Dateien herunterladen möchten, können Sie dazu die Funktion Auswahl als PDF herunterladen (6f) verwenden.)

 

  • Rechnungen gesendet/pendent (7g):

Durch das Anwählen dieser Funktion können Sie den Status der Rechnung, die Sie gerade bearbeiten, manuell von offen (nicht gesendet) zu pendent (gesendet) ändern. Diese Statusänderung passiert aber auch automatisch, sobald Sie eine offene Rechnung an die Versicherung übermittelt haben.

Sie können auch den Status von Rechnungen, welche den Status akzeptiert (bezahlt) haben, wieder zu pendent (gesendet) wechseln. Eine solche Umänderung passiert ohne Ihre manuelle Bearbeitung nicht. (Da bei bezahlten Rechnungen normalerweise schon eine Rechnung an die Versicherung vermittelt wurde.)

Sie können manuell mithilfe der Funktionen 7f, 7i & 7j zwischen folgenden Stati wechseln:

  • offen(gesendet) <-> pendent (gesendet) <-> akzeptiert(bezahlt) <-> pendent(storniert)

Das manuelle Ändern der Stati dient vorallem Ihrer persönlichen Übersicht. Dies kann beispielsweise für Prozesse genutzt werden, die nicht über das Programm laufen, respektive nicht elektronisch abgerechnet werden. So können Sie zum Beispiel bei Barzahlungen oder mündlichen Abmachungen die Bezahlungsangaben in eErgo manuell ändern.

 

  • Rechnung löschen (7h):

Mit dieser Funktion können Sie den Rechnungseintrag, dessen Bearbeitungskästchen (7) Sie angeklickt haben, löschen. Löschbar sind nur offene Rechnungen. 

 

Mahnung erstellen

Wurde eine Rechnung nicht fristgemäss bezahlt, können Sie eine Mahnung für diese Rechnung erstellen. Nachdem Sie diese Funktion angeklickt haben, öffnet sich die Rechnung.

Unter der Rubrik 'Generelle Angaben' können Sie Angaben zur Mahnung machen. Dazu gehören Mahnungsdatum, -nummer, -betrag sowie -grund. Speichern Sie die Eingaben, nachdem Sie die nötigen Angaben eingetragen haben mithilfe des Speicherknopfs.

Die Rechnung hat nun den Status pendent (gesendet, #x gemahnt) (# = Nummer der Mahnung) und ist auch unter dem Tab Mahnungen (1b) aufzufinden.

 

 

Damit die Versicherung, respektive der Patient (je nachdem wie die Versicherung und somit die Zahlung stattfindet), die Mahnung erhält, muss sie nicht nur gespeichtert, sondern auch gesendet werden. Klicken Sie dazu auf den Tab 'An Versicherng senden/An Patient senden' und anschliessend auf den grünen Button 'An Versicherung übermitteln/An Patient senden'. Geht die Rechnung an die Versicherung, können Sie zusätzlich noch dem Patienten eine Kopie zustellen. Geht die Rechnung direkt an den Patienten, können Sie durch Anklicken auswählen, ob Sie ihm diese per Mail oder Post zustellen wollen, oder ob Sie diese selber ausdrucken wollen.

 

 

 

 

 

Sollten Sie die Mahnung nur gespeichert haben, können Sie diese immer noch im Nachhinein senden, indem Sie entweder in der Rechnungsübersicht auf den Status der Rechnung oder in den Mahnungen (1b) auf die Rechnung klicken. Dies führt Sie dann wieder zur geöffneten Rechnung, wo Sie im Tab 'An Versicherung senden/An Patient senden' die Mahnung verschicken können. 
Sobald die Mahnung gesendet ist, wechselt ihr Status in der Mahnungsübersicht (1b) (und in der Rechnungsübersicht) von offen (nicht gesendet) zu pendent (gesendet).

Achtung: Der Status einer gespeicherten Mahnung kann auch über das Bearbeitungskästchen der jeweiligen Mahnung/Rechnung in der Mahnungsübersicht (1b) von offen (nicht gesendet) zu pendent (gesendet) geändert werden. Dies führt aber nicht zur Sendung der Mahnung an die Versicherung, respektive den Patienten durch eErgo - eine solche Statusänderung dient lediglich Ihrer persönlichen Übersicht. Diese Funktion ermöglicht Ihnen beispielsweise den Status zu ändern, wenn die Weiterleitung der Mahnung nicht elektronisch oder nicht über eErgo (sondern beispielsweise mündlich) stattgefunden hat.

 

  • Rechnung wurde bezahlt:

Mit Rechnung wurde bezahlt können Sie manuell den Status einer pendent (gesendet)-Rechnung oder einer akzeptiert (storniert)-Rechnung auf pendet (bezahlt) ändern.

 

  • Rechnung stornieren:

Mit dieser Funktion können Sie eine Rechnung stornieren. Der Status der Rechnung wechselt dann auf pendent (storniert).

 

  • Email senden (Rechnungskopie):

Diese Funktion lässt Sie per Mail eine Rechnungskopie an den Patienten senden. Dies ist möglich, wenn die Rechnung pendent ist und an die Versicherung gesendet wurde, respektive gerade von dieser bearbeitet wird.

Damit diese Funktion zugänglich ist, muss für den Patienten der Rechnung eine Email-Adresse hinterlegt sein. Ist dies nicht der Fall, steht anstatt 'Email senden (Rechnungskopie)', 'Email senden (keine Emailadresse)' und die Schrift erscheint ausgegraut.

Um eine Email-Adresse für einen Patienten hinzuzufügen, können Sie auf den gewünschten Patientennamen klicken. Anschliessend gehen Sie in der Rubrik 'Info' auf die Schaltfläche 'Ändern'. Danach können Sie alle Personalien des Patienten anpassen, indem Sie die jeweilig dafür vorgesehenen Felder mit Daten ausfüllen oder ändern. Im Feld 'Email' können Sie die Email-Adresse des Patienten angeben.

  • Wichtig:

Um dem Patienten Rechnungskopien (TP), TG-Rechnungen und Mahnungen per Email zusenden zu dürfen, muss dieser ausdrücklich zustimmen, da der Emailanbieter des Patienten die Rechnungen/Mahnungen möglicherweise sehen kann. Haben Sie die Zustimmung, können Sie durch das Anklicken des Felds 'Erlaubt Rechnungskopie per Email' ein Häkchen setzen. Ist eine Emailadresse angegeben und die Zustellung erlaubt, ist die Funktion 'Email senden (Rechnungskopie)' (7k) für die Rechnungen dieses Patienten nutzbar.

TP-Rechnungen werden nie per Mail versendet, sondern direkt elektronisch der Versicherung zugestellt. Sie können die Rechnungskopie auch per Post senden.

 

 

 

 

  • Markierungskästchen (8)

Wie bereits in den Funktionen 6d & 6f beschrieben, kann mithilfe der Markierungskästchen (8) eine Auswahl an Rechnungen getroffen werden, für die dann gleichzeitig eine gleiche Aktion ausgeführt werden kann. Eine Rechnung nimmt man in die Auswahl, indem man das Markierungskästchen in der Zeile der gwünschten Rechnung anklickt. Alle ausgewählten Rechnungen sind mit einem Häkchensymbol in dem jeweiligen Markierungskästchen (b) gekennzeichnet. Durch Anklicken des Häckchensymbols über allen Markierungskästchen (a), lassen sich alle Rechnungen in der Rechnungsübersicht gleichzeitig markieren. Durch wiederholtes Anwählen des Häckchens (a) "entmarkieren" Sie alle Rechnungen wieder.

 

 

  • Mahnungen (1b)

Im Abschnitt Mahnungen (1b) finden Sie eine Übersicht aller erstellten Mahnungen.

Wie auch in der Rechnungsübersicht, gibt es in der Mahnungsübersicht ein Suchfenster (2), ein Datumsfenster (3), Spaltentitel/Ordnungstitel (5), Bearbeitungsoptionen (7), sowie Markierungskästchen (8). Diese Funktionen werden genau gleich verwendet, wie in der Rechnungsübersicht.

 

 

Neben den bereits bekannten Spaltentiteln, finden Sie bei den Spaltentiteln/Ordnungstiteln (5) die Überschrift Level. Diese Spalte gibt an, um die wievielte Mahnung es sich für die betroffene Rechnung handelt. (#x, wobei x die Nummer der Mahnung). Für jede Mahnung gibt es also einen neuen Mahneintrag, auch wenn es sich um Folgemahnungen für die gleiche Rechnung handelt.

Für die Rechnung mit der Rechnungsnummer 813329 gab es bereits 3 Mahnungen (#1 - #3), wobei jede Mahnung ihren eigenen Eintrag in der Mahnübersicht hat.

In den Bearbeitungsoptionen (7) finden Sie je nach Status der jeweiligen Mahnung folgende Möglichkeiten.

Bearbeitungsoptionen für offene (nicht gesendete) Mahnungen

Bearbeitungsoptionen für pendente (gesendete) Mahnungen

 Bearbeitungsoptionen für akzeptierte (bezahlte) Mahnungen

 

a) Nächste Mahnung:

Wurde eine bestehende Mahnung nicht fristgerecht wahrgenommen, können Sie mithilfe dieser Funktion, für die betroffene Rechnung eine Mahnung mit dem nächsten Level (z.B. 2. Mahnung nach einer 1. Mahnung) erstellen. Durch Anklicken dieser Option, öffnet sich die zugehörige Rechnung, und Sie können wie gewohnt (siehe Mahnung erstellen 7h) eine weitere Mahnung erstellen.

b) Rechnung wurde bezahlt & c) Rechnung wurde gesendet:

Mit diesen beiden Funktionen können Sie die Stati der Mahnungen manuell zu pendent (gesendet) und akzeptiert (bezahlt) ändern. Achtung: Eine solche Änderung dient lediglich Ihrer persönlichen Übersicht - so führt eine solche Änderung des Status zu pendent (gesendet) nicht zum tatsächlichen Versenden der Mahnung über eErgo. Diese Möglichkeit ist beispielsweise nützlich bei Änderungen, die nicht über eErgo, sondern z.B. mündlich oder manuell getätigt wurden.

d) PDF anzeigen:

Diese Option erlaubt es Ihnen, sich die ausgewählte Mahnung als PDF-Datei anzeigen zu lassen. Das dann geöffnete Dokument können Sie auch herunterladen.

Falls Sie für mehrere Mahnungen gleichzeitig eine PDF-Datei erstellen wollen, können Sie dies mit der Funktion PDF erstellen (9) tun. Dazu müssen Sie einfach mithilfe der Markierkästchen (8) alle gewünschten Mahnungen markieren. Durch Anklicken des Buttons PDF erstellen (9), werden dann für jede Mahnung Ihrer Auswahl die Mahnung, die Rechnungsdetails, sowie der Rückforderungsbeleg in 3 separaten PDF-Dateien erstellt und heruntergeladen. 

e) Mahnung löschen:

Mit Mahnung löschen (e) können Sie eine erstellte, aber noch nicht versendete Mahnung wieder löschen (Status offen (nicht gesendet)). Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie den Mahnungsentwurf fälschlicherweise erstellt haben. 

f) Email senden (Mahnung):

Diese Funktion lässt Sie per Mail eine Mahnungskopie an den Patienten senden. Dies ist möglich wenn die Mahnung pendent ist und an die Versicherung gesendet wurde, respektive gerade von dieser bearbeitet wird.