21.12.2021     15.03.2022
  Clôture de fin d'année
Comment effectuer une cloture de fin d'année avec eErgo


eErgo permet d'exporter toutes les données nécessaires à une clôture annuelle réussie. Pour la clôture annuelle, les données suivantes sont généralement nécessaires entre le 1.1 et le 31.12:

 

  • Prestations, dont :
    - prestations payées
    - prestations non payées ("débiteurs ouverts")
    - prestations fournies mais non encore facturées ("actifs transitoires")

  • Paiements


Afin d'obtenir ces chiffres pour la période du 1.1. au 31.12. de l'année, vous pouvez exporter les prestations "du...au " depuis l'onglet plus dans l'aperçu des factures.

 

Après avoir sélectionné la liste, une nouvelle fenêtre s'ouvre.

Modifiez la date et exportez les fichiers en cliquant sur 'Créer Excel'.

Vous obtenez maintenant un fichier Excel contenant toutes les informations nécessaires.

 

Important: Vous obtenez dans le fichier Excel le statut des factures au 31.12. Cela vous permet par exemple de savoir quelles prestations étaient encore ouvertes au 31.12, même si vous avez déjà enregistré un paiement en janvier. Idem pour les prestations effectuées mais pas encore facturées et les paiements. De plus, la facture n'est éditée qu'avec les prestations effectuées jusqu'au 31.12. Si la même facture contient à nouveau des prestations en janvier de l'année suivante, celles-ci n'y figureront évidemment pas au 31.12. Vous obtenez ainsi la situation telle qu'elle était au 31.12.

Cela explique d'ailleurs pourquoi ces chiffres diffèrent des évaluations dans ePhysio. Les évaluations se basent toujours sur l'état actuel des factures.

 

Excel - Travailler avec les filtres

Dans Excel, vous trouvez les factures avec le statut au 31 décembre. Grâce aux filtres, vous pouvez maintenant filtrer les factures ouvertes (Actifs trans.) et les factures en suspens, non encore payées (Débiteurs ouverts).

La colonne "Chiffre d'affaires" est décisive pour la comptabilité. C'est le chiffre d'affaires qui compte vraiment. Les rejets et les annulations ont donc ici un montant de CHF 0.

Pour obtenir le chiffre d'affaire de la catégorie désirée, il suffit de faire la somme de la sélection

Vous obtenez la liste des paiements pendant la période dans la feuille "Paiements".

Arrondissement

Si vous additionnez les prestations de la feuille "Prestations" et que vous les comparez au total de la facture, il peut y avoir des écarts minimes de l'ordre du centime. La raison est que le total de la facture est toujours arrondi à 5 centimes, mais pas les différentes prestations. Comme les prestations sont multipliées par la valeur du point tarifaire, leur montant s'écarte souvent des tranches habituelles de 5 centimes.

Nous avons décidé de ne pas indiquer la différence comme prestation supplémentaire, car la différence dépend en fait de la date à laquelle vous effectuez une exportation. C'est pourquoi la différence serait de toute façon toujours différente et peu significative.

Rejet ultérieur

Si vous avez clôturé la comptabilité en janvier et qu'une facture du mois de décembre est malgré tout rejetée, il peut y avoir une divergence dans la comptabilité. Deux scénarios sont envisageables :

  • Les prestations sont tout de même remboursées. Dans ce cas, il n'y a rien à faire.
  • Les prestations ne sont pas remboursées ou le sont de manière réduite. Dans ce cas, il suffit de déduire les prestations dans la comptabilité.

Fiduciaire

Il existe encore une autre possibilité d'établir très facilement les comptes annuels: si vous ne tenez pas vous-même votre comptabilité, mais qu'une fiduciaire en est responsable, vous pouvez lui envoyer le fichier Excel. A partir des données envoyées, la fiduciaire établit finalement le bilan annuel. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour activer cette fonction, il suffit de se rendre sous  Réglages / Débiteurs et de cocher la case "Facturer les prestations TP...". La clôture automatique ne fonctionne que si l'agenda est utilisé.

Le système recherchera dans l'agenda, tous les rendez-vous concernant la LAMal, la LAA et la LAI et les ajoutera automatiquement à la facture de l'année précédente dès que le patient a un nouveau rendez-vous l'année suivante.  

Dès que votre patient a un nouveau rendez-vous l'année suivante, les factures concernées seront visibles dans "prêt à l'envoi" et non plus dans "ouvert". 

Il suffira donc de contrôler et d'envoyer les factures concernant l'année précédentes aux assurances. La date de facturation sera celle de la dernière prestation et non celle du jour de l'envoi. 

Lors du nouveau rendez-vous du patient, une nouvelle facture sera automatiquement crée par le système en "continuer la série"

Par exemple, si un patient a eu 5 rendez-vous en fin d'année et un rendez-vous le 15 janvier. Une première facture sera visible pour les 5 premiers rendez-vous dans "prêt à l'envoi" et une deuxième facture sera créée le 15 janvier avec comme première position six sur neuf.